Nobody can
achieve success alone
Jullie kennen het wel.. Je moet weer
samenwerken met een groepje. Eigenlijk heb je daar niet zo veel zin in. Je moet
samen opdrachten maken en de opdrachten moet elke week op tijd worden
ingeleverd, maar niet iedereen werkt even goed mee. Het is handig als er dan
een goede taakverdeling is. Er moeten duidelijke afspraken zijn voordat de
samenwerking begint. Dit doe je door middel van vergaderen. Je komt met zijn
allen bij elkaar en bespreekt de belangrijkste zaken.
Vergaderen kan altijd handig zijn, je kan
de kleinste dingen bespreken aan de eettafel of je zit op school te overleggen
met je studiegenoten.
Je hebt verschillende soorten
vergadervormen, namelijk:
- Conventioneel vergaderen
- Staand vergaderen
- Online vergaderen
- Scrum methode
Deze vergadermethodes heb ik tijdens mijn
opleiding uitgevoerd samen met mijn projectgroep. Het was erg leerzaam om te
doen! Samen met mijn projectgroep zijn we er achter gekomen welke vergadervorm
voor ons het beste is.
Conventioneel vergaderen is een
traditionele vergadering. Je zit rond een tafel met een aantal personen. Er is
een duidelijke rolverdeling aanwezig, je hebt namelijk een voorzitter, een
notulist en een aantal participanten. Het is een fijne vergadervorm, omdat er
tijdens deze vergadering duidelijke afspraken worden gemaakt. Er werd tijdens
de vergadering een notulen gemaakt en in de notulen kun je de gemaakte
afspraken terug vinden. Ik vind het fijn om een overzicht op papier te hebben
over wat er besproken is.
Staand vergaderen lijkt op het conventioneel
vergaderen. Je staat met een voorzitter, een notulist en een aantal
participanten rond een tafel. De voorzitter maakt gebruik van een flip-over en
de notulist maakt aantekeningen. Het is een effectieve en snelle methode van
vergaderen. Door staand te overleggen zullen mensen alerter en minder afgeleid
zijn, zodat de vergadering niet lang hoeft te duren.
Online vergaderen komt heel vaak voor. Je
maakt gebruik van whatsapp, skype of speciale vergaderapplicaties. Samen met
mijn projectgroep hebben we vergaderd via whatsapp. Vergaderen via het internet
is niet fijn, omdat je geen persoonlijk contact hebt met de participanten en de
internetverbinding kan elk moment wegvallen. Het kan wel handig zijn als je
even snel tussendoor iets wilt bespreken, maar je kan geen duidelijke afspraken
maken.
De scrum methode hebben we uitgevoerd met
duplo blokken. De rollen waren verdeeld, je had een scrum-master, twee
observatoren en een aantal participanten. Je werkt met zijn allen samen aan een
project en dat doe je in een aantal sprints (5 minuten sprint). We kregen de
opdracht om een fundering te bouwen met een lijst van voorwaarden. Er mochten
bijvoorbeeld geen blauwe of groene blokken gebruikt worden en er moest een
snelweg onder het gebouw door kunnen lopen. Het was een complete chaos! Er werd
niet met elkaar gecommuniceerd en daardoor deed iedereen maar wat.
Gedurende deze periode heb ik geleerd dat
niet alle vergadervormen toepasbaar zijn bij elke situatie. Online vergaderen
doe je even snel tussendoor en voor conventioneel vergaderen zal je langer de
tijd moeten nemen. Conventioneel vergaderen vond ik de beste methode om dingen
te overleggen en afspraken te maken. Online vergaderen kan ook handig zijn. Als
ik eventjes snel iets wil bespreken met mijn groepsleden dan zou ik dat doen
via whatsapp. De samenwerking met mijn projectgroep verliep heel goed. We hadden
iedere keer een taakverdeling en een planning gemaakt. Tijdens de vergaderingen
hebben we iedere keer de rollen verwisseld, zodat ieder groepslid de rollen op
een juiste manier kan uitvoeren. Kortom, het was een leerzame periode! Een
goede samenwerking en het beheersen van bepaalde vergadertechnieken zijn heel
belangrijk voor een communicatieprofessional.